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Die weiteren Schritte
Sofern die Zahlungserinnerung wirkungslos bleibt, kann die erste Mahnung verschickt werden. Allerdings sollte auf die Angabe, dass es sich um die erste Mahnung handelt, verzichtet werden.
Der Grund: Weil die Kunden möglicherweise davon ausgehen, dass ohnehin eine zweite Mahnung erfolgen wird, besteht die Gefahr, dass sie die Zahlung einfach weiter aussitzen. Insgesamt können die Gläubiger bis zu drei Mahnungen verschicken.
Gläubiger, die sich nicht selbst mit Mahnungen befassen wollen, können ebenso gut ein Inkassounternehmen mit dem Eintreiben der Forderung beauftragen. Dieses berechnet einen prozentualen Anteil am Streitwert und kümmert sich im Gegenzug um die offenen Rechnungen.
Falls sowohl Mahnverfahren als auch Inkassounternehmen keinen Erfolg haben, muss der Gläubiger den Betrag gerichtlich einklagen. Der gerichtliche Weg kann zur Zwangsvollstreckung führen, auch der Antrag auf eine eidesstattliche Versicherung oder ein Insolvenzantrag sind auf diesem Weg möglich.
| Schritt | Maßnahme | Details |
|---|---|---|
| 1. Zahlungserinnerung | Versenden der Zahlungserinnerung | Wird als erster Schritt unternommen, wenn keine Zahlung erfolgt. Kein Hinweis auf "erste Mahnung" – um keine unnötige Verzögerung zu provozieren. |
| 2. Erste Mahnung | Mahnung verschicken (ohne die Angabe, dass es die erste Mahnung ist) | Sollte als nächste Maßnahme folgen, falls die Zahlungserinnerung nicht erfolgreich war. |
| 3. Zweite Mahnung | Weitere Mahnung (dritte Mahnung möglich) | Bis zu drei Mahnungen können verschickt werden. Ziel ist es, den Schuldner zur Zahlung zu bewegen, ohne dass eine Eskalation erfolgt. |
| 4. Inkassounternehmen | Beauftragung eines Inkassounternehmens zur Forderungsbeitreibung | Inkassounternehmen übernimmt das Eintreiben der Forderung und berechnet eine Gebühr in Prozent des Streitwerts. |
| 5. Gerichtliches Verfahren | Gerichtsverfahren einleiten, wenn Mahnungen und Inkassoverfahren erfolglos bleiben | Der Gläubiger kann den Betrag einklagen, was zu einer Zwangsvollstreckung führen kann. Auch Anträge wie eine eidesstattliche Versicherung oder Insolvenzantrag sind möglich. |
Das muss in der Mahnung enthalten sein
Falls es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, muss der Gläubiger nachweisen, dass er sich vorab darum bemüht hat, eine außergerichtliche Schlichtung herbeizuführen. Sobald der Gläubiger oder sein Anwalt eine Klageaufnahme bei Gericht beantragt, müssen deshalb auch die vorherigen Mahnungen als Anlage beigefügt werden. Jedoch muss der Gläubiger nachweisen können, dass die Mahnung tatsächlich verschickt wurde. Deshalb gibt es für den Versand mehrere Möglichkeiten:
- Versand per Einschreiben: Der Brief wird persönlich vom Briefträger zugestellt, und der Empfänger muss den Empfang quittieren, was den Erhalt der Mahnung nachweist.
- Versand per Einschreiben mit Rückschein: Der Empfänger bestätigt den Erhalt durch seine Unterschrift, und der Rückschein wird an den Absender zurückgesendet als Nachweis.
- Versand per Fax mit Sendebericht: Die Mahnung wird per Fax verschickt, und der Sendebericht dient als Nachweis für den erfolgreichen Versand.
- Versand per E-Mail nach Einscannen der unterschriebenen Mahnung: Die unterschriebene Mahnung wird eingescannt und per E-Mail verschickt, wobei die Zustellung als Nachweis gilt, wenn die E-Mail zugestellt wird.
Enthalten sein muss in jeder Mahnung außerdem ein Zahlungsziel, das dem Schuldner die Möglichkeit gibt, den Betrag tatsächlich zu bezahlen. In der Praxis hat es sich durchgesetzt, dass ein Zahlungsziel von sieben bis zehn Tagen angegeben wird.
So ist eine Mahnung rechtswirksam
Damit eine Mahnung rechtswirksam ist, muss sie einige wichtige Informationen enthalten. Dazu gehören etwa eine eindeutige Betreffzeile, in der auf die Rechnungsnummer Bezug genommen wird, sowie der formal korrekte Absender und Empfänger.
Des Weiteren muss die ursprüngliche Rechnung in Kopie beigefügt und eine neue Zahlungsfrist für den offenen Betrag genannt werden. Enthalten sein müssen außerdem die Details für die Zahlungsmodalitäten sowie eine Bankverbindung, damit der Schuldner die Möglichkeit hat, den Betrag zu überweisen. Sollte es seitens des Schuldners Rückfragen geben, muss außerdem eine Kontaktmöglichkeit angegeben sein.
Ein Inkassounternehmen finden
Sobald ein Gerichtsurteil gesprochen wurde, werden die offenen Rechnungen vom Gerichtsvollzieher eingetrieben, der vom jeweiligen Gericht beauftragt wird. Gläubiger, die sich schon vor dem Klageweg nicht selbst mit dem Mahnwesen befassen wollen, können ein Inkassounternehmen einschalten.
Der Vorteil der Beauftragung eines Inkassounternehmens besteht für den Gläubiger darin, dass er seinen Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren kann. Das passende Inkassounternehmen kann der Gläubiger nämlich bequem online suchen. Er muss dafür lediglich vorab einige Fragen beantworten, um das passende Angebot zu erhalten.
Wichtig sind beispielsweise folgende Fragen:
- Handelt es sich beim Gläubiger um eine Privatperson oder um einen gewerblichen Kunden?
- Ist der Schuldner im In- oder im Ausland ansässig? In letzterem Fall kann das Eintreiben der Forderung - je nachdem, um welches Land es sich handelt - unter Umständen schwierig sein.
Auch die Höhe des Forderungsvolumens sollte das Inkassounternehmen kennen. Der Grund: Daraus ergibt sich die Gebühr, die das Inkassounternehmen verlangen darf. Wichtig ist zudem die Frage, woraus sich die Forderung des Gläubigers ergibt.
Fazit
Der Umgang mit säumigen Kunden ist eine Herausforderung, die sorgfältige Planung und rechtliche Kenntnisse erfordert. Es ist wichtig, rechtzeitig zu handeln und die richtigen Schritte einzuleiten, sei es durch Mahnungen, Inkasso oder sogar rechtliche Schritte. Ein strukturierter Ablauf und die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben können den Prozess erheblich erleichtern. Selbstständige und kleinere Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass sie nicht nur auf die Zahlung angewiesen sind, sondern auch ihre Kundenbeziehungen pflegen müssen. Dabei sollten Mahnungen stets professionell und klar formuliert werden, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
FAQ zum Thema Wie gehe ich mit Mahnungen um?
Was muss in einer Mahnung unbedingt enthalten sein?
Eine Mahnung sollte die ursprüngliche Rechnung in Kopie enthalten, eine klare Zahlungsfrist angeben und alle notwendigen Zahlungsmodalitäten sowie die Bankverbindung des Gläubigers auflisten. Darüber hinaus sollte eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen vorhanden sein.
Wie kann ich eine Mahnung rechtswirksam verschicken?
Um eine Mahnung rechtswirksam zu verschicken, können verschiedene Methoden genutzt werden, wie der Versand per Einschreiben mit Rückschein, per Fax mit Sendebericht oder per E-Mail nach Einscannen der unterschriebenen Mahnung. Der Versand muss so dokumentiert werden, dass der Empfang nachgewiesen werden kann.
Wann sollte ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden?
Ein Inkassounternehmen kann bereits vor einem gerichtlichen Mahnverfahren eingeschaltet werden, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Forderung professionell einzutreiben. Besonders wenn es sich um höhere Forderungen handelt oder der Gläubiger keine Zeit für Mahnverfahren hat, ist dies eine sinnvolle Lösung.
Was passiert, wenn die Mahnung keine Wirkung zeigt?
Wenn eine Mahnung keine Wirkung zeigt, können mehrere Mahnstufen eingeleitet werden, bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren. Sollte auch dies keinen Erfolg haben, bleibt der Gläubiger die Möglichkeit, die Forderung gerichtlich einzuklagen oder ein Inkassounternehmen zu beauftragen.
Welche Kosten entstehen bei einem Inkassounternehmen?
Die Kosten für ein Inkassounternehmen sind abhängig vom Forderungsvolumen und der Schwierigkeit des Falls. In der Regel wird eine Gebühr berechnet, die auf einem prozentualen Anteil des Streitwerts basiert.