Rechnungen richtig erstellen und archivieren
Selbstständige Unternehmer erbringen Dienstleistungen für
verschiedene Kunden oder verkaufen Waren, die sie anschließend in Rechnung
stellen, damit sie eine Vergütung für ihre Arbeit erhalten. Dabei haben sie die
Möglichkeit, dem Kunden den Beleg entweder als Papierdokument via Postverkehr
oder in elektronischer Form per E-Mail sowie als Download von einer
Internetseite zukommen zu lassen. Besonders wichtig sind die Angaben, die auf
der Rechnung gemacht werden, denn sie müssen es ermöglichen, sowohl den
Empfänger als auch den Rechnungssteller einwandfrei zu identifizieren. Überdies
sollten frischgebackene Gründer unbedingt wissen, wie
sie ihre Rechnungen erfassen und archivieren müssen, damit sie sämtliche
gesetzliche Anforderungen erfüllen und alle Zahlungen bei Bedarf vollständig
bei zuständigen Behörden nachweisen können.
Pflichtbestandteile – Was alles auf eine Rechnung gehört
Damit die Rechnung eines selbstständigen Unternehmers vom Finanzamt anerkannt wird und den Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie eine Reihe von wichtigen Angaben zwingend enthalten, darunter:
- Vollständiger Name und Anschrift beider Vertragsparteien (des leistenden Unternehmers und des Rechnungsempfängers)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Leistungs- oder Lieferdatum
- Das Entgelt und den Steuersatz sowie den Steuerbetrag, der sich daraus ergibt
- Gegebenenfalls einen Hinweis auf Steuerbefreiung
- Minderungen des Entgelts, die im Voraus vereinbart worden sind
- Menge sowie eine handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Dienstleistungen
- Falls die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wurde, muss außerdem darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine Gutschrift handelt.
Fortlaufende Nummern verwenden
Wie bereits erwähnt, muss eine ordentliche Rechnung laut
Umsatzsteuergesetz eine fortlaufende Nummer enthalten, wobei sich diese nicht
allein aus Zahlen, sondern auch aus Buchstaben zusammensetzen kann. Überdies
bleibt es dem Unternehmer überlassen, mehrere Rechnungskreise anzulegen und so
eine Einteilung in verschiedene Kunden vorzunehmen. Das erleichtert es
gegebenenfalls, den Überblick über Buchhaltungsprozesse zu behalten. Dabei
sollte jedoch stets beachtet werden, dass jede Rechnung eine einmalig
vergebene, individuelle Nummer erhält, sodass sie sich später bei einer
eventuellen Prüfung durch das Finanzamt eindeutig zuordnen
lässt. Um Ungereimtheiten und Fehler bei der Nummernabfolge zu vermeiden,
können selbstständige Unternehmer ein Buchhaltungsprogramm ihrer Wahl verwenden
und dieses nutzen, um den Rechnungen automatisch fortlaufende Nummern ohne
unerwünschte Lücken oder Überschneidungen zuzuweisen.
Leistungs- und Lieferdatum angeben
Ferner sollten Unternehmer wissen, dass das Leistungs- oder Lieferdatum ein besonders wichtiger Punkt auf jeder Rechnung ist, denn es ist entscheidend dafür, welchem Umsatzsteuerzeitraum der Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann.
- Das Leistungsdatum bezieht sich in diesem Kontext übrigens auf Dienstleistungen wie das Schneiden von Haaren oder eine steuerrechtliche Beratung.
- Das Lieferdatum für den Verkauf von Waren wie Kleidung, Spielzeug oder Lebensmittel verwendet wird.
- Beide Daten müssen nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen und können folglich auch in der Vergangenheit liegen.
Wenn das Leistungs- oder Lieferdatum fehlt, kann das dazu führen, dass das Finanzamt dem Kunden des Selbstständigen den Vorsteuerabzug versagt, was wiederum zur Folge haben kann, dass er sich das nächste Mal an einen anderen Lieferanten oder Dienstleister wendet.
Rechnungen können korrigiert werden
Ob aus Unwissenheit oder aufgrund von Stress – beim Schreiben von Rechnungen kann es immer wieder zu Fehlern kommen, die meist dem Rechnungsempfänger teuer zu stehen kommen, denn wenn Pflichtangaben fehlen, ist sein Vorsteuerabzug gefährdet. Es ist also nur verständlich, dass er infolgedessen den Aussteller der Rechnung um Korrektur bitten wird, was sich mithilfe eines Buchhaltungsprogramms in der Regel relativ einfach und sauber erledigen lässt. Zunächst muss die alte Rechnung storniert werden, sodass eine Rechnungskorrektur mit den richtigen Informationen erstellt werden kann, die dann eine eigene Nummer zugewiesen bekommt und anschließend erneut an den Kunden verschickt werden kann. Typische Fehler auf Rechnungen sind fehlende Steuernummern, ein falscher Rechnungsbetrag, eine nicht ausgewiesene oder eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer, eine falsche Anschrift von Empfänger oder Rechnungssteller sowie das nicht korrekte Leistungs- oder Lieferdatum.
Einhaltung der GoBD
Die Grundsätze für die ordnungsgemäße Buchführung (GoBD) stellen einen Leitfaden für den Umgang mit Rechnungen in digitaler Form dar und sollten von selbstständigen Unternehmern nicht auf die leichte Schulter genommen werden.
| Relevanz | Missachtung kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, z. B. der Verwerfung der Buchführung durch das Finanzamt. |
| Unveränderbarkeit | Digitale Rechnungen müssen unveränderbar sein, um die Nachvollziehbarkeit über Jahre hinweg zu gewährleisten. |
| Buchungsvorgänge und Korrekturen | Alle Buchungsvorgänge und Rechnungskorrekturen müssen transparent und nachvollziehbar bleiben. |
| Frühe Einarbeitung | Selbstständige sollten sich zu Beginn ihrer Tätigkeit umfassend über die GoBD informieren. |
| Hilfe durch Steuerberater | Unterstützung durch Steuerberater ist möglich, um das Regelwerk zu verstehen und die Buchführung regelmäßig überprüfen zu lassen. |
Belege in Papierform digitalisieren
Auch wenn ein Selbstständiger all seine Rechnungen digital erstellt, verschickt und erfasst, kann es sein, dass er von einem anderen Unternehmen eine Rechnung in Papierform gestellt bekommt oder er einen Eigenbeleg auf Papier niederschreibt. Um solche Belege entsprechend archivieren zu können, dürfen sie mit dem Smartphone abfotografiert und auf diese Weise digitalisiert sowie anschließend im Buchhaltungsprogramm hochgeladen werden. Bis auf einige Ausnahmen dürfen die meisten Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden, sodass sie weder abgeheftet noch physisch in einem Aktenschrank archiviert werden müssen.
Archivierungsfrist von Rechnungen beachten
Rechnungen müssen nicht nur unveränderbar sein, sondern auch für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum von zehn Jahren archiviert werden, sodass sie auf Verlangen dem Betriebsprüfer oder dem Steuerfahnder vorgezeigt werden können. Diese Aufbewahrungsfrist gilt nicht nur für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer, sondern auch für Kleinunternehmer, die zwar nicht unbedingt eine Buchführung machen müssen, aber sehr wohl die Aufzeichnung ihrer Geschäftstätigkeiten vornehmen sollen.
Rechnungen müssen innerhalb von 30 Tagen beglichen werden
Eine Rechnung, die von einem selbstständigen Unternehmer ausgestellt wird, ist theoretisch sofort fällig. In der Praxis gewährt der Gesetzgeber aber eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, die unbedingt für den Kunden gut sichtbar auf der Rechnung angegeben werden sollte. Wenn der Empfänger die Frist versäumt und die Zahlung nicht innerhalb dieser Zeit begleicht, darf der Selbstständige eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschicken und eine neue Zahlungsfrist festlegen.
Fazit - die wichtigsten Hinweise für Selbstständige beim Rechnungsstellen
Als Selbstständiger solltest du beim Schreiben von Rechnungen auf die wichtigsten Angaben wie Adressen, Rechnungsnummern und Leistungsdaten achten. Die Archivierung muss ordentlich und nachvollziehbar sein, damit du bei einer Prüfung keine Probleme bekommst. Sollte mal ein Fehler passieren, kannst du Rechnungen natürlich korrigieren – aber dabei müssen die steuerlichen Vorgaben beachtet werden. Wenn du diese Punkte im Blick behältst, bleibst du professionell und vermeidest rechtliche Schwierigkeiten.
FAQ häufig gestellte Fragen zur Rechnungserstellung
Wie kann ein Selbstständiger sicherstellen, dass seine Rechnungen auch international gültig sind?
Um sicherzustellen, dass Rechnungen auch international gültig sind, sollten Selbstständige darauf achten, dass alle relevanten steuerrechtlichen Anforderungen des jeweiligen Landes berücksichtigt werden. Dazu gehören die Angabe der richtigen Mehrwertsteuersätze, die korrekte Umrechnung von Währungen und die Einhaltung von lokalen Rechnungsanforderungen.
Welche digitalen Tools können Selbstständige zur Verwaltung ihrer Rechnungen nutzen?
Selbstständige können verschiedene Softwarelösungen nutzen, wie etwa Buchhaltungsprogramme, die automatisch Rechnungen erstellen, fortlaufende Nummerierungen vergeben und die Archivierung sicherstellen. Beliebte Tools wie Lexware, SevDesk oder FastBill bieten zudem Funktionen, um die gesetzlich erforderlichen Daten effizient zu verwalten und die Buchhaltung zu erleichtern.
Wie sollten Selbstständige mit Stornierungen oder Rückerstattungen auf ihren Rechnungen umgehen?
Wenn ein Selbstständiger eine Rechnung stornieren muss oder eine Rückerstattung erfolgt, sollte dies mit einer Gutschrift erfolgen, die als Korrektur der ursprünglichen Rechnung gilt. In der Gutschrift müssen alle relevanten Details der ursprünglichen Rechnung aufgeführt und die Gründe für die Stornierung oder Rückerstattung angegeben werden.