Das papierlose Büro bedeutet eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis und ist daher für viele Betriebe vorteilhaft. Wer ohne Papier arbeitet, kann sich frei und ungebunden an jedem Ort der Welt bewegen. Das ist vor allem für junge Start-ups und Freelancer in der Digitalbranche interessant. Alle Formulare, die ein Kleinunternehmer benötigt, hat er meist sowieso auf dem Rechner gespeichert.  Auch in größeren Betrieben sind die meisten wichtigen Informationen digital verfügbar. Sie zusätzlich auf Papier zu drucken, ist somit häufig überflüssig. Den Arbeitsalltag papierarm zu gestalten, erleichtert auch die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden. Es ist daher oft ausreichend, sämtliche Informationen in der Cloud zu speichern, die jedem Berechtigten Zugriff erlaubt.

Sinnvoll mit Ressourcen umgehen

Im zeitgemäßen Büro sollte der Umweltgedanke verstärkt eine Rolle spielen. Papier und Druckertinte einsparen bedeutet, nachhaltig und effizient zu wirtschaften. Zur Herstellung von Büroprodukten nutzt man immer knapper werdende Ressourcen. Auch ihr Transport belastet die Umwelt. Ein Großteil der ausgedruckten Dokumente wandert über kurz oder lang sowieso in den Papierkorb und belastet somit die Umwelt. Der Bundesdeutsche Arbeitskreis für umweltbewusstes Management (B.A.U.M.) hat berechnet, dass 90 % des Büroabfalls aus Papier besteht, das sind in Deutschland jährlich 800.000 t. Hinzu kommen noch 8 Millionen Tonerkartuschen und 55 Millionen Druckerpatronen. Auch der WWF dokumentiert, dass jeder zweite Baum zur Papiergewinnung gefällt wird. Die Deutschen verbrauchen so viel Papier wie ganz Afrika und Südamerika zusammen.

So klappt der Umstiegt zum papierlosen Büro

Zwar ist es mittlerweile selbstverständlich, Fotos, Filme und Musik digital zu verwalten, doch bei Dokumenten tun sich viele noch schwer. Tatsächlich kann man das papierlose Büro mit wenigen Schritten realisieren.

1. Bestandsaufnahme

Zunächst werden die in Papierform vorliegenden Dokumente gesichtet und nicht mehr benötigte Papiere aussortiert.

2. Scannen

Die verbleibenden Dokumente digitalisiert und archiviert man. Hochwertige Scanner sind für alle Betriebssysteme erhältlich und können mehrere 100 Seiten So klappt der Umstieg zum papierlosen Bürotäglich verarbeiten. Bei höherem Scanvolumen lohnt sich die Investition in ein schnelleres und leistungsfähigeres Gerät. Das sollte möglichst mit einem Einzelblatteinzug ausgestattet sein. Idealerweise verarbeitet das Gerät unterschiedliche Formate, von der Visitenkarte bis zum DIN-A3-Blatt. Geräte mit Ultraschallerkennung verhindern, dass mehrere Blätter gleichzeitig eingezogen werden. Damit können Sie auch abweichende Formate stapelweise verarbeiten. Flachbettscanner eignen sich für extrem dünnes oder dickes Papier. Zum Speichern muss der Scanner verschiedene Dateiformate anbieten. Idealerweise kann er auch Zwei-Ebenen-PDFs erzeugen.

3. Dokumente richtig speichern und verwalten

Die Informationen der Dateien sollten für jeden relevanten Mitarbeiter einfach zugänglich sein. Dafür spielt das Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle. Aktuelle Betriebssysteme können Rechner z. B. systematisch nach PDF-Dateien durchsuchen. Für die Zuordnung müssen Sie daher nicht den kompletten Dateiinhalt lesen. Anhand kleiner Vorschaubilder kann man das gesuchte Dokument zudem leichter identifizieren. In allen Ordnern sollten Sie möglichst wenige Unterordner platzieren. Deren sinnvolle Benennung ist extrem wichtig. Verwenden Sie dafür einfache und klare Stichworte. Zur Benennung digitaler Dokumente stehen heute bereits unterschiedliche Softwarelösungen zur Verfügung, die den Vorgang automatisieren. Damit kann man Dateien problemlos umbenennen, kopieren oder löschen. Bei vielen Anwendern oder sehr großem Dokumentenumfang lohnt sich ein Dateimanagementsystem (DMS). Sie können Dokumente mit zahlreichen Attributen versehen, außerdem stehen praktische Such- und Filterfunktionen zur Verfügung.

4. Steuerunterlagen

Zwar darf die Steuererklärung nur noch elektronisch übermittelt werden, doch einige Belege muss  dem Finanzamt bei einer Prüfung auch physisch vorlegt werden. Es ist daher sinnvoll, steuerlich relevante Unterlagen einige Jahre in Papierform aufzubewahren. Wenn Sie Ihre digitalen Unterlagen mit entsprechenden Datum und Ordnerstruktur versehen, können Sie diese jederzeit in Papierform ausdrucken und auf Verlangen nachweisen. Für diesen Fall wird die doppelte digitale Archivierung dringend angeraten.

Birgt das papierlose Büro auch Gefahren?

Daten elektronisch zu verwalten ist einfacher und preiswerter als herkömmliche Verwaltungsmethoden. Es spart zudem eine Menge Platz. Die Basis eines zentral abrufbaren, papierlosen Büros ist die Cloud. Da hier mit sensiblen Daten agiert wird, müssen diese sicher verschlüsselt werden. Insgesamt muss  man der Birgt das papierlose Büro auch Gefahren? Datensicherheit besondere Aufmerksamkeit schenken.  Daten könnten versehentlich vernichtet werden, ferner besteht die Möglichkeit von Hackerangriffen. Auch kleine Unternehmen sollten daher regelmäßige Backups erstellen und ihre Firewall/Anti-Virus-Software immer auf dem neusten Stand halten.
Wer sich mit Ordnungssystemen und übersichtlichen Strukturen schwer tut, kann durch das papierlose Büro zunächst an seine persönlichen Grenzen gelangen. Hat er sich erst einmal daran gewöhnt, wird er die Vorteile des papierlosen Büros garantiert zu schätzen wissen.