Nicht-zahlende Kunden sind immer ärgerlich. Gerade für Selbstständige und kleinere Unternehmen sind offene Rechnungen ein Problem: Einerseits wird das fehlende Geld für weitere Ausgaben benötigt, andererseits sollen die Kunden erhalten bleiben. Im ersten Teil dieses Artikels haben wir Ihnen bereits vorgestellt, warum säumige Kunden ein Problem darstellen, welche wichtigen Fristen es zu beachten gibt und was Gründe für Zahlungsausfälle sind. In diesem Artikel erfahren Sie nun, wie Sie mit nicht-zahlenden Kunden weiter umgehen.
Die weiteren Schritte
Sofern die Zahlungserinnerung wirkungslos bleibt, kann die erste Mahnung verschickt werden. Allerdings sollte auf die Angabe, dass es sich um die erste Mahnung handelt, verzichtet werden. Der Grund: Weil die Kunden möglicherweise davon ausgehen, dass ohnehin eine zweite Mahnung erfolgen wird, besteht die Gefahr, dass sie die Zahlung einfach weiter aussitzen. Insgesamt können die Gläubiger bis zu drei Mahnungen verschicken.
Gläubiger, die sich nicht selbst mit Mahnungen befassen wollen, können ebenso gut ein Inkassounternehmen mit dem Eintreiben der Forderung beauftragen. Dieses berechnet einen prozentualen Anteil am Streitwert und kümmert sich im Gegenzug um die offenen Rechnungen.
Falls sowohl Mahnverfahren als auch Inkassounternehmen keinen Erfolg haben, muss der Gläubiger den Betrag gerichtlich einklagen. Der gerichtliche Weg kann zur Zwangsvollstreckung führen, auch der Antrag auf eine eidesstattliche Versicherung oder ein Insolvenzantrag sind auf diesem Weg möglich.
Das muss in der Mahnung enthalten sein
Falls es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommt, muss der Gläubiger nachweisen, dass er sich vorab darum bemüht hat, eine außergerichtliche Schlichtung herbeizuführen. Sobald der Gläubiger oder sein Anwalt eine Klageaufnahme bei Gericht beantragt, müssen deshalb auch die vorherigen Mahnungen als Anlage beigefügt werden. Jedoch muss der Gläubiger nachweisen können, dass die Mahnung tatsächlich verschickt wurde. Deshalb gibt es für den Versand mehrere Möglichkeiten:
Der klassische Weg ist der Versand per Einschreiben oder per Einschreiben mit Rückschein. In diesem Fall wird die Mahnung dem Schuldner persönlich durch den Briefträger zugestellt und der Empfänger muss den Empfang quittieren. Eine weitere Möglichkeit ist der Versand der Mahnung per Fax und das anschließende Ausdrucken eines Sendeberichtes. Alternativ kann die unterschriebene Mahnung aber auch eingescannt und anschließend per E-Mail verschickt werden.
Enthalten sein muss in jeder Mahnung außerdem ein Zahlungsziel, das dem Schuldner die Möglichkeit gibt, den Betrag tatsächlich zu bezahlen. In der Praxis hat es sich durchgesetzt, dass ein Zahlungsziel von sieben bis zehn Tagen angegeben wird.
So ist eine Mahnung rechtswirksam
Damit eine Mahnung rechtswirksam ist, muss sie einige wichtige Informationen enthalten. Dazu gehören etwa eine eindeutige Betreffzeile, in der auf die Rechnungsnummer Bezug genommen wird, sowie der formal korrekte Absender und Empfänger. Des Weiteren muss die ursprüngliche Rechnung in Kopie beigefügt und eine neue Zahlungsfrist für den offenen Betrag genannt werden. Enthalten sein müssen außerdem die Details für die Zahlungsmodalitäten sowie eine Bankverbindung, damit der Schuldner die Möglichkeit hat, den Betrag zu überweisen. Sollte es seitens des Schuldners Rückfragen geben, muss außerdem eine Kontaktmöglichkeit angegeben sein.
Ein Inkassounternehmen finden
Sobald ein Gerichtsurteil gesprochen wurde, werden die offenen Rechnungen vom Gerichtsvollzieher eingetrieben, der vom jeweiligen Gericht beauftragt wird. Gläubiger, die sich schon vor dem Klageweg nicht selbst mit dem Mahnwesen befassen wollen, können ein Inkassounternehmen einschalten.
Der Vorteil der Beauftragung eines Inkassounternehmens besteht für den Gläubiger darin, dass er seinen Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren kann. Das passende Inkassounternehmen kann der Gläubiger nämlich bequem online suchen. Er muss dafür lediglich vorab einige Fragen beantworten, um das passende Angebot zu erhalten. Wichtig sind beispielsweise folgende Fragen:
• Handelt es sich beim Gläubiger um eine Privatperson oder um einen gewerblichen Kunden?
• Ist der Schuldner im In- oder im Ausland ansässig? In letzterem Fall kann das Eintreiben der
Forderung – je nachdem, um welches Land es sich handelt – unter Umständen schwierig sein.
Auch die Höhe des Forderungsvolumens sollte das Inkassounternehmen kennen. Der Grund: Daraus ergibt sich die Gebühr, die das Inkassounternehmen verlangen darf. Wichtig ist zudem die Frage, woraus sich die Forderung des Gläubigers ergibt.
