Ob privat oder geschäftlich, nicht jedem gelingt es, all seinen Verpflichtungen gerecht zu werden und Termine einzuhalten. Gutes Zeitmanagement ermöglicht es, mehr aus seiner Zeit zu machen, denn diese ist kostbar.

Was ist Zeitmanagement?

Mit Zeitmanagement sind Methoden und Vorgehensweisen gemeint, die helfen, Zeit besser einzuteilen und zu nutzen. Sie unterstützen bei der Wahrnehmung und Organisation unterschiedlicher Aufgaben und können von Einzelpersonen ebenso genutzt werden wie von Gruppen. Ziel von Zeitmanagement ist es immer, die Arbeit effektiver und kontrollierbarer zu machen. Ein wesentliches Element des klugen Zeitmanagements ist Prioritäten setzen. Ohne Aufgaben Bedeutungen beizumessen, kann keine Zeitmanagementmethode greifen. Wichtig ist, dass die Reihenfolge präzise eingehalten wird. Der beste Plan nützt wenig, wenn er sofort wieder „über den Haufen geworfen wird“. Nein sagen lernen lohnt sich, denn wer sich immer wieder neue Aufgaben aufbürden lässt, ist bald hoffnungslos überfordert. Die Zeit scheint inzwischen den Fingern zu zerrinnen und am Ende des Tages sind die wichtigsten Dinge immer noch nicht erledigt. Wenn Sie sich klarmachen, dass es um ihre eigene Lebenszeit geht, fällt Nein sagen vielleicht leichter.

Gibt es erprobte Zeitmanagementmethoden?

Unter allen Zeitmanagementmethoden haben sich vor allem das Eisenhower Prinzip, die ALPEN Methode und das Pareto-Prinzip bewährt.

1. Bei der ALPEN Methode von Lothar J. Seiwert werden über einen längeren Zeitraum Tagespläne erstellt. Die Anfangsbuchstaben des Wortes ALPEN stehen für die Kriterien, die hierfür von Bedeutung sind: A = Aufgaben notieren, L = Länge der Aufgaben berücksichtigen, P = Pufferzeiten einkalkulieren, E = Entscheidungen treffen und N steht für Nachkontrolle. Wer seine Aufgaben nach dieser Struktur bearbeitet, hat wichtige Aufgaben meist vollständig erledigt und gewinnt am Ende des Tages mehr Zeit.

2. DGibt es erprobte Zeitmanagementmethoden?as Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem gleichnamigen früheren US-Präsidenten, strukturiert anfallende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Beide sind unterschiedliche Dinge. Alles, was wichtig und dringend ist, sollte man möglichst sofort erledigen. Folgerichtig werden Projekte, die weder wichtig noch dringlich sind, erst am Schluss in Angriff genommen.

3. Vilfredo Pareto entwickelte eine Theorie über die wahrscheinliche Verteilung von Aufgaben. Grundlage des Pareto-Prinzips oder Pareto-Effektes ist die 80/20-Regel. Diese Wahrscheinlichkeitstheorie besagt, dass man 80 % der Aufgaben durch den richtigen Fokus mit nur 20 % des Gesamtaufwandes erledigen kann. Sie leisten mehr mit weniger Aufwand und genießen infolgedessen auch mehr Freizeit. Diese verlockenden Aussichten führen in der Praxis jedoch häufiger dazu, dass man die Dinge schleifen lässt und am Ende noch weniger erledigt hat als vorher. Die Pareto-Methode ist jedoch eine Möglichkeit, ineffiziente Aufgaben leichter zu identifizieren. Fokussieren wird auch als mentale Strategien bei Stressbewältigung eingesetzt.

Wie können Sie Ihre Zeit besser nutzen?

Je weniger Zwang hinter Aufgaben steht, desto leichter fällt uns ihre Erfüllung. Positive Formulierungen helfen dabei, entspannt an Aufgaben heranzugehen und wenig Zwang dabei zu empfinden. Viele Alltagsaufgaben wie Besorgungen lassen sich kombinieren und kann man auf einem Weg erledigen. Bei geschäftlichen Projekten ist das nicht anders. Je klarer man Zielvorgaben formuliert, desto leichter fällt auch ihre Erfüllung. Zeitmanagementmethoden sind nur dann sinnvoll, wenn sie den Status quo festhalten und bewerten. Dabei geht es um die Frage, wie Aufgaben zu Zeit wahrgenommen werden und wie die Prioritätenverteilung aussieht. Für einen besseren Überblick erstellen Sie detaillierte Tagespläne über einen längeren Zeitraum. Darin tragen Sie alle zu erfüllenden Aufgaben ein. Am Ende des Tages kann man die erledigten Punkte abhaken. Schnell stellt sich heraus, woran Sie sich zu lange aufgehalten haben und was Sie verbessern können.

Brauchen wir Zeitmanagement?

Brauchen wir ZeitmanagementHeute neigen wir dazu, für sämtliche Lebensbereiche ein Management einzuführen. Unsere Großeltern und Urgroßeltern kannten noch keine Zeitmanagementmethoden, waren aber durchaus in der Lage, Aufgaben effizient zu erfüllen. Sie machten sich einfach einen Plan. Mit einem strukturierten Plan, der Aufgaben nach Wichtigkeit auflistet, kommen auch heute alle weiter, die schnell den Überblick verlieren. Natürlich steht es jedem frei, eine Zeitmanagementmethode anzuwenden. Welche sinnvoll ist, hängt auch vom individuellen Typ ab. Manchen reicht ein ganz normaler Kalender, andere brauchen klar gesetzte Prioritäten und Zeitziele. Welche Strategie man innerhalb eines Unternehmens anwendet, hängt ebenfalls von persönlichen Erfahrungen und der Komplexität der Aufgaben ab. Häufig nutzen größere Firmen spezielle Projektmanagement-Software, die jedem Mitwirkenden einen Überblick verschafft und die auch jeder aktualisieren kann.