Das Angebot ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung. Doch trotz günstiger Konditionen überzeugt nicht jede Offerte. Außerdem sind bei der Angebotserstellung auch rechtliche Perspektiven zu berücksichtigen.
Angebotsformen und ihre Merkmale
In einem Unternehmen werden tagtäglich Angebote geschrieben. Meist geschieht dies im Rahmen der Neukundengewinnung oder als Reaktion auf spezifische Kundenanfragen. In Schriftform erstellte Offerten müssen bestimmte Standardanforderungen erfüllen, um als rechtlich relevante Angebote zu gelten. Zudem bildet das Schriftstück später die Basis geschäftlicher Beziehungen zwischen dem Unternehmen und einem Kunden. Damit das Angebot rechtlich gültig ist, sollte man die Gesetze und juristischen Grundsätze kennen. Bei einer Offerte wird zwischen verschiedenen Formen unterschieden. So gibt es konkrete, verbindliche oder flexible Angebotsmöglichkeiten. Um ein freibleibendes Angebot handelt es sich, wenn ein entsprechender Hinweis darin enthalten ist. Diese Klausel stellt eine Ausnahme des Grundsatzes dar, dass der Angebotserteiler an ein Angebot gebunden ist. Durch den Zusatz „freibleibend“ wird mitgeteilt, dass das abgegebene Angebot juristisch nur als Aufforderung zur Abgabe einer Offerte zu verstehen ist. Einfach erklärt, ist ein freibleibendes Angebot ein unverbindlicher Vorschlag. Wichtig ist, zu wissen, dass bei dieser Angebotsform eine Reaktionspflicht besteht. Somit ist eine Person verpflichtet, auf ein ihr übermitteltes freibleibendes Angebot schnellstmöglich zu reagieren. Ein Unterlassen wird vom Angebotsgeber als stillschweigende Willenserklärung interpretiert, sodass ein rechtswirksamer Vertrag zwischen beiden Parteien zustande kommt.
Wann wird ein freibleibendes Angebot erteilt?
Bei einem freibleibenden Angebot gibt es zudem grundsätzlich keine Möglichkeit zur Abmahnung, da es sich um eine unverbindliche Offerte handelt. Wann kommt ein freibleibendes Angebot in Betracht? Anbieter, die sich das Recht vorbehalten, eine Offerte jederzeit ohne Angabe von Gründen zu ändern oder zu widerrufen, haben ihre Gründe. So bieten Winzer ihre Weine freibleibend an, wenn Umfang und Qualität der Traubenernte noch nicht feststehen. Reagiert ein Käufer auf das Angebot und bestellt daraufhin eine bestimmte Menge Wein, muss der Winzer entscheiden, ob die Offerte annehmbar oder abzulehnen ist.
Angebot und Nachfrage bestimmen die Wirtschaft
Ob sich ein Kunde für oder gegen ein Angebot entscheidet, ist von mehreren Faktoren abhängig. Ein Unternehmen hingegen ist immer bestrebt, eine positive Reaktion auf die abgegebene Offerte zu erhalten. Die Wirtschaft wird durch Angebot und Nachfrage bestimmt. Die Angebotserstellung ist somit für die Entwicklung erfolgreicher Geschäftsbeziehungen von großer Bedeutung. Eine wichtige Rolle spielt die Formulierung, die dazu beiträgt, ob das Angebot überzeugt oder nicht. Grundsätzlich können Offerten ohne Angabe von Gründen abgelehnt werden. Damit dies nicht passiert, sind klare und eindeutige Angaben wichtig. Außerdem ist der Angebotsgeber verpflichtet, zu kommunizieren, dass das Angebot freibleibend ist, sodass der Geschäftspartner nicht versehentlich eine rechtlich wirksame Verpflichtung eingeht. Um Missverständnisse auszuschließen, sollten Formulierungen wie „freibleibend“ oder „vorbehaltlich Zwischenverkauf“ zwingend in der Angebotsbeschreibung enthalten sein.
Rechtliche und formale Vorgaben eines Angebots
Verglichen mit Rechnungen gelten für Angebote weniger rechtliche Vorgaben. Dies heißt jedoch nicht, dass sich die Angebotserstellung wesentlich einfacher gestaltet. Es ist wichtig, darauf zu achten, dass eine Offerte so präzise wie möglich beschrieben wird. In einem perfekten Angebot sind exakte Bezeichnungen sowie Mengenangaben aller angebotener Artikel enthalten. Des Weiteren enthält das Angebotsschreiben die gemäß der Rechtsform notwendigen Pflichtangaben. Weitere Merkmale sind das Datum des Angebots und das Gültigkeitsdatum des Zeitraums, für den die Offerte gilt. Lieferzeitraum und Erfüllungsort, Eigentumsvorbehalt und Zahlungsbedingungen sind ebenfalls Bestandteile eines kaufmännischen Angebots. Zukünftige Kunden haben zudem das Recht, über die Höhe zusätzlicher Kosten und Gebühren, die durch Angebotsbearbeitung und Warenversand entstehen, informiert zu werden. Anschließend wird auf die Zahlungsbedingungen sowie die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hingewiesen. Eine gute Kommunikation ist für das Zustandekommen langfristiger geschäftlicher Beziehungen von entscheidender Bedeutung. Vor allem im schriftlichen Austausch von Informationen und Inhalten gilt es, auf Transparenz zu achten. Nach der Versendung eines Angebots sollte man sich nach einigen Tagen erkundigen, ob Interesse vorhanden ist. Hat der Kunde/Geschäftspartner das Angebotsschreiben erhalten? Ist dieser mit den Bedingungen zufrieden oder gibt es Klärungsbedarf? Ein Angebot sollte immer an den entsprechenden Ansprechpartner adressiert werden. Wichtig ist, sich vorab zu informieren, ob die Person auch zeichnungsberechtigt ist, Angebote einholen und Aufträge rechtswirksam erteilen kann.
Angebotsschreiben bestehen aus mehreren Teilen
Jedes Angebotsschreiben besteht aus mehreren Teilen. Dazu zählen die Überschrift (Betreff), die ausführliche Beschreibung der Offerte sowie die Aufforderung zur Reaktion. Damit die Lesbarkeit gewährleistet ist, sollte das Angebot in kompakte Absätze unterteilt werden. Eine übersichtliche Aufstellung angebotener Produkte oder Dienstleistungen erleichtert die Kundenentscheidung. Bereits vorab vereinbarte Konditionen (beispielsweise Rabatte oder andere Vergünstigungen) sollten im Angebot ebenfalls erwähnt werden. Idealerweise umfasst ein Angebotsschreiben nur eine einzige Seite. Falls mehr Platz benötigt wird, um alle Beschreibungen zu formulieren, bieten sich eine Tabelle oder ein Begleitschreiben an. Besonders wichtig ist die Erwähnung der Gültigkeitsdauer des Angebots, die an prominenter Stelle im Angebotsschreiben zu finden sein sollte. Liegt nach Ablauf der Angebots-Gültigkeit keine Rückmeldung vor, bedeutet dies nicht zwingend eine Ablehnung. Es ist allerdings hilfreich, proaktiv zu handeln und ein Feedback des Angebotspartners einzuholen. Abhängig von den Gründen besteht die Möglichkeit, das Angebot zu verlängern. Eine Verlängerung ist jedoch nur in Betracht zu ziehen, wenn von einem Erfolg (Angebotsannahme) auszugehen ist. Bei komplizierten Verhandlungen erweist sich oftmals ein Kompromiss als beste Option. Häufig genügen kleine Anpassungen, etwa bei Lieferfristen oder Zahlungsmodalitäten, um das Angebot erfolgreich abzuwickeln.
Auf die Ablehnung eines Angebots reagieren
Im ungünstigen Fall kommt es zur Ablehnung eines Angebots. Die Absage kann verschiedene Ursachen haben, die es herauszufinden gilt. Nicht immer sind die Gründe nachvollziehbar. Oft sind Umstände im Unternehmen, etwa finanzielle Engpässe oder geringer Bedarf, für eine Angebotsablehnung verantwortlich. Dies bedeutet nicht, dass die Offerte grundsätzlich ausgeschlagen wird. Möglicherweise entwickelt sich später eine zufriedenstellende Geschäftsbeziehung. Es lohnt sich daher, in einigen Wochen oder Monaten nochmals nachzufragen und ein neues Angebot zu unterbreiten. Mangelnde Kundenunzufriedenheit sollte hingegen als Warnzeichen interpretiert werden. Wird der Auftrag entgegen aller Erwartungen nicht erteilt, ist objektive Selbstreflexion gefragt. Entscheidungen zu überprüfen bietet die Chance, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt. Sind die Produkte oder Dienstleistungen wettbewerbsfähig? Gibt es Alleinstellungsmerkmale, die dem Geschäftspartner nicht bekannt sind? Wird im Angebot auf die Bedürfnisse der Zielgruppe eingegangen? Die beste Reaktion auf eine Angebotsabsage besteht darin, sich beim Interessenten für die Aufmerksamkeit und Offenheit zu bedanken.
