Vielleicht kennen Sie das Problem: Kaum betreten Sie nach dem Urlaub das Büro, so reißt Sie der Blick in das Mailfach wieder in die Tristesse des Alltages zurück. Dutzende oder sogar hunderte Anfragen stapeln sich dort. Wer die ganze E-Mail-Flut bearbeiten möchte, muss viel Zeit und Geduld investieren. Doch mit dem passenden Konzept bleiben Sie von solchen Aufgaben verschont.

Fluch und Segen

Aus dem beruflichen wie privaten Leben ist die E-Mail kaum mehr wegzudenken. Sie hat sich längst als ebenso schnelle wie effiziente Möglichkeit der Kommunikation etabliert. Zugleich kann sie mit Mediendateien versehen werden, um den Inhalt zu ergänzen. Mit Freunden, Kollegen oder Partnern rund um den Globus ist eine Interaktion innerhalb weniger Minuten möglich. Das langwierige und risikoreiche Versenden wichtiger Dokumente auf dem Postwege bleibt uns erspart. Und doch kann das Bearbeiten der E-Mail-Flut auch Nerven kosten. Insbesondere dann, wenn die einmal begonnene Diskussion zu keinem Ende kommen will oder wenn Sie beim morgendlichen Blick in das Postfach dutzende neue Einträge erblicken.

Die E-Mail ist nicht alternativlos

Wie lässt sich die E-Mail-Flut wirksam reduzieren? Lässt man einmal die unaufgefordert zugesandten Mails unbeachtet, so sind Sie stets ein Teil der Kommunikation. Vielleicht haben Sie einem Kollegen eine Anfrage geschickt oder Sie erörtern dem Vorgesetzten Ihre Pläne für ein neues Projekt. Gewöhnen Sie sich dabei an, auch Alternativen zur E-Mail zu nutzen. Eventuell treffen Sie den Kollegen ohnehin in der Mittagspause. Mit dem Chef können Sie gerne auch per Telefon besprechen, was Ihnen wichtig ist. Verlassen Sie sich nicht alleine auf die Mails zum Austausch. Verwenden Sie dagegen das Kommunikationsmittel, das je nach zu führendem Gespräch am effizientesten eingesetzt werden kann.

Die Mails vorsortierenDie Mails vorsortieren

Natürlich ist es weiterhin lästig, mit Mails überflutet zu werden. Gerade dann, wenn Sie für deren Inhalt ohnehin der falsche Ansprechpartner sind. Ratsam ist es in solchen Fällen, den Eingang der Mails bereits über ein automatisches System sortieren zu lassen. Kunden- und Auftragsnummern werden dabei zur Klassifizierung sowie zur Zuteilung an das Fachpersonal gefiltert. Jeder Mitarbeiter erhält also lediglich jene Mails, die für ihn bestimmt sind. Unerwünschte Werbung lässt sich dagegen schon vor der Zustellung aus dem Kommunikationsverkehr ziehen. Ebenso ist es möglich, Absendern sowie bestimmten Keywords in der Betreffzeile eine hohe Priorität zuzuteilen und die Sortierung damit abermals zu lenken.

Automatische Antworten versenden

Insbesondere die Servicecenter großer Unternehmen werden jedoch mit häufig wiederkehrenden Fragen behelligt. Da sich deren Antwort nicht oder nur marginal verändert, können Sie auf eine automatisierte Beantwortung setzen. Auch hier folgt das Mailprogramm gewissen Algorithmen, kann konkrete Anliegen also filtern und ihnen eine Antwort zuweisen. Zwar lassen sich in solchen Systemen immer wieder auftretende kleinere Fehler nicht vermeiden. Das Selektieren der Mails und das Verwenden einer zuvor formulierten Erwiderung erreicht dennoch eine hohe Genauigkeit. Sie kann durch das manuelle Einstellen der genutzten Filter zudem verfeinert werden. Auf diese Weise bleibt Ihnen das Eintippen der ewig gleichen Antworten erspart.

Verzichten Sie auf CC und Lesebestätigung

Selbst mit dem besten Konzept beim Sortieren werden Sie aber weiterhin Mails in Ihrem Postfach finden, mit denen Sie nur wenig anzufangen wissen. Das liegt daran, dass noch immer allzu gerne das Adressieren über den CC-Verteiler als beliebt gilt. Die Abkürzung CC steht für „carbon copy“ und meint etwa so viel wie eine Durchschrift oder eine Kopie. Wer seine Mails jedoch ausnahmslos an Personen versendet, für die der Inhalt relevant ist, kann den Kreis an Empfängern bereits einschränken. Gleiches gilt für das Anfordern einer Lesebestätigung. Auch hiermit erreichen Sie lediglich, dass Ihr Account mit unnötigen Mails oder Dokumenten gefüllt wird.

Seien Sie konsequent

Verzichten Sie auf CC und LesebestätigungAbschließend sei Ihnen aber auch angeraten, das eigene Verhalten im Umgang mit der E-Mail-Flut einmal zu hinterfragen. Oft zeigt sich, dass wir selbst nicht ganz unschuldig daran sind, wenn sich die Konversation mit dem Kollegen wieder einmal hinzieht. Wer sich bei Anfragen oder Antworten klar und präzise ausdrückt, vermeidet ein ständiges Hin und Her zwischen den Gesprächspartnern. Trennen Sie darüber hinaus private von beruflichen Mails. Die Letztgenannten bearbeiten Sie ausnahmslos während der Zeit im Büro – die übrigen können sie von daheim aus lesen. Probieren Sie darüber hinaus, nicht jederzeit erreichbar zu sein. Denn damit geben Sie dem Gegenüber das Signal, Sie immer mit Mails belästigen zu können – und genau das wollen Sie ja nicht.