Fach- und Führungskräfte sowie Gründer und allgemein Selbstständige managen Zeit als kostbarste Ressource. One-fits-all-Verfahren scheitern dabei an komplexen Problemrealitäten – nicht so die smarte Anwendung vom subtilen Paretoprinzip.

Vilfredo Pareto beobachtete als italienischer Ökonom und Ingenieur ein allgemeines Muster praktischer Abläufe: 80 Prozent des Resultats schlucken nur 20 Prozent des Aufwands. Dieses simpel aufgesagte Paretoprinzip gilt verblüffend oft in anspruchsvollen Bereichen. Management, Marketing, Vertrieb und weitere Felder – der letzte Schliff zur Perfektion frisst den Löwenanteil der Ressourcen. Speziell Zeit lässt sich also smarter nutzen. Und zwar mit Fokus auf den richtigen, wichtigen 20 Prozent der Teilaufgaben einer Problemlösung – doch welche Jobs sind dies?

Paretoprinzip aus der Nähe

Lax gesagt gilt im Alltag: Alles ist Statistik – und das statistische Prinzip von Pareto greift gut für Situationen, in denen wenige hohe Werte den größten Teil der Summe ausmachen. In solchen Szenarien tragen also die restlichen, vielen kleinen Werte deutlich weniger bei.

Pareto bemerkte dieses Muster vielleicht das erste Mal bei seiner Studie zum italienischen Bodenbesitz. 80 Prozent der Fläche gehörten nur etwa 20 Prozent der Bevölkerung. Tatsächlich gilt diese 80/20-Daumenregel für viele erzeugende Prozesse und ihre Resultate.

Zeitmanagement à la Pareto

Zeitmanagement à la ParetoDie banal klingende 80/20-Regel beeinflusst modernes Ressourcenmanagement erheblich – speziell zur Zeit: Effizienz als hoher Quotient aus Erfolg zu dafür genutzten Mitteln erscheint im modellhaften 80-zu-20-Verhältnis. Entsprechende Pareto-Analysen von Organisationen setzen das Prinzip um und ermitteln Zeitfresser: Aufgaben mit hohem Zeitbedarf und geringem Nutzen (Erfolg). Als recht häufiges Extrem finden sich Aufgaben ohne nachhaltigen Nutzen – bzw. sofort automatisierbare Abläufe.

80 Prozent Licht – 20 Prozent Schatten: Vor- und Nachteile Paretos

Das Paretoprinzip passt gut zu klassischen ABC-Analysen des Kundenmanagements: Kernkunden (A) ergeben den Löwenanteil des Gewinns – der kleine Rest entfällt vielleicht auf Bestands- (B) und sicher auf Betreuungskunden (C).

Das Beispiel zeigt den Bedarf an verfeinerten Pareto-Varianten. Die reale Welt zerfällt in mehr als zwei Grauwerte: 20-Schwarz und 80-Weiß (oder umgekehrt) reichen oft nicht zur tauglichen Modellierung echter Probleme. In vielen Firmen etwa tragen auch die Bestandskunden stark zum Gewinn bei. Unternehmensspezifische Verfeinerungen von Pareto kosten dann zunächst Aufwand. Diese Anstrengung rentiert sich allerdings rasch – dank der spezialisierteren Paretoanalysen zu mehr als zwei Kategorien.

Pareto-Prioritäten – sonst heißt „alles jetzt“ bald „alles nichts“

Zur feineren Kategorisierung von Teilaufgaben liefert die zugehörige Paretoanalyse entsprechende Prioritäten. Daraus Pareto-Prioritäten - sonst heißt "alles jetzt" bald "alles nichts"ergeben sich die Nebenläufigkeiten nahezu gleich wichtiger Aufgaben. Diese simultanen Jobs erledigen sich zeitlich vor nachrangigen Abläufen – schließlich bleiben Mittel begrenzt.

Bei optimierter Umsetzung der Prioritäten gelingen die jeweils kritischen Abläufe gerade zur rechten Zeit (just in time) – mit gerade dem nötigen Nutzen (Minimalismus). Dieser strukturierte Ansatz lässt neben dem Tagesgeschäft hinreichend Ressourcen: für die ebenso wichtige Selbstoptimierung des Unternehmens sowie die Innovation zur Zukunftssicherung.

Ohne Daten bleibt nur Raten: Big Data als Basis von Pareto-Management

Als Leitfaden zur Effizienz dient das Paretoprinzip dem Management. Ob Unternehmen, Abteilung, Projekt oder Teilaufgabe: Letztlich geht es stets um das Erreichen eines stabilen Zustands – bevor die dazu nötigen Mittel fehlen. Klare Pareto-Priorisierung per entsprechender Analyse sichert dazu den Abschluss stabilisierender Aufgaben – bleiben Ressourcen übrig, erlaubt sich noch der Zuckerguss.

Im Kern geht es also stets um die Identifikation der kritischen 20 Prozent aller anstehenden Aufgaben. Dazu benötigen Manager eine hinreichende Kenntnis ihres Bereichs – genau: das Wissen um die erfolgskritischen Zusammenhänge zwischen Ursachen und Wirkungen. Hier hilft nochmals die Statistik, heute gepaart mit beachtlicher Rechen- und Speicherkapazität: Big Data, auch zu kleinen Unternehmen, offenbart dank rechnergestützter Analysen jene Ursache-Wirkung-Zusammenhänge.

Fazit: Pareto gegen Perfektion – gesund mit kontrolliertem Schwund

Over-Engineering lässt geniale Ideen und zukunftsträchtige Start-ups scheitern – die deutsche Industriegeschichte bietet dazu grimmige Tragödien à la Transrapid. Das angelsächsische „less is more“ dagegen komprimiert Pareto-Einsichten. In Synthese treffen sich Pareto und Perfektion dann in den kritischen 20 Prozent – die müssen nämlich wirklich ganz, ganz perfekt erledigt werden.