Vertrauen zwischen den Teammitgliedern als Schlüssel zum Erfolg

Der Schlüsselfaktor für den virtuellen Team-Erfolg liegt nach den Erkenntnissen von Rochus Mummert im erfolgreichen Aufbau und in der Pflege eines teaminternen Vertrauens. In der konventionellen Präsenz-Arbeitswelt ermöglichen vielfältige Tageskontakte den Aufbau von Vertrauensverhältnissen. Ein solcher „Automatismus“ existiert in der Welt der virtuellen Kommunikation nicht.

Ein aktives Bemühen um Vertrauensbildung ist daher nach Auffassung von Rochus Mummert unverzichtbar für den Erfolg virtueller Teams. Fehlt eine stabile Vertrauensbasis, so eskalieren Konflikte rasch. Aufgrund daraus folgender Leistungsrückgänge werden gesetzte Ziele verfehlt.

Daher sprechen sich die Experten von Rochus Mummert für folgende Vorgehensweise aus:

  • Ein intensiver und sehr offener Informationsaustausch fördert die Leistungs- und Kooperationsbereitschaft innerhalb virtueller Teams. Das damit entstehende Vertrauen sorgt für Motivation, Sicherheitsgefühl und Teambildung.
  • Einen maximalen Erfolg erzielt virtuelle Kommunikation dann, wenn die soziale Interaktion über elektronische Medien derjenigen von Präsenz-Teams möglichst nahekommt. (In beobachteten Praxisfällen wird die zwischenmenschliche Komponente hingegen durch formalisierten Informationstransfer, knappe E-Mails und kurzgefasste Telefongespräche weitgehend ausgeschlossen.)
  • Die mit der Leitung eines virtuellen Teams beauftragten Führungskräfte müssen daher über die formalen Zielsetzungen hinaus vertrauensbildende Maßnahmen anstoßen. Dazu gehört der Aufbau einer persönlichen Beziehung zu den Teammitgliedern. Eine gute Kommunikationsqualität und ein angenehmes Teamklima führen nach verschiedenen Studien zu deutlich besseren Ergebnissen virtueller Teams.
  • Ein direktiver Führungsstil passt nicht mehr zu den Anforderungen an einen Vorgesetzten, der ein virtuelles Team eher als Coach führen sollte. Nur mit situativ angemessener und einer adäquat zwischen verschiedenen Führungsstilen wechselnden Führung verbessert sich die Erfolgswahrscheinlichkeit virtueller Kommunikation.
  • Um der Gefahr einer mit Online-Kommunikation tendenziell verbundenen Introviertheit zu begegnen, sollte die Führungskraft die besondere Rolle einer „Kultur der offenen Kommunikation“ verdeutlichen und sich regelmäßig in offener Form mit den Teammitgliedern austauschen.
  • Rochus Mummert empfiehlt die Festlegung einer „Online-Etikette“, um den speziell bei virtueller Zusammenarbeit naheliegenden Risiken entgegenzuwirken. Eine vertrauensvolle Kooperation wird z. B. durch standardisierte Reaktionen auf E-Mails und durch die definierte Erwartung termingerechter und hochwertiger Arbeitsinhalte entscheidend unterstützt. Die Anforderungsprofile der Mitarbeiter virtueller Teams weichen insoweit teilweise von den Anforderungen an Mitarbeiter von Präsenz-Teams ab.

Fazit: Kommunikation, Teambildung und Führungskultur haben einen sehr große Bedeutung für den Erfolg virtueller Kommunikation. Der Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern kommt im virtuellen Bereich eine noch erfolgskritischere Bedeutung zu als im traditionellen Präsenz-Arbeitsumfeld.

Medienkompetenz und Soft Skills

Um Kommunikationsproblemen vorzubeugen, sollte die Medienkompetenz der Team-Angehörigen zielgerichtet geschult werden. Regelmäßige Reflexion über die Art der Kommunikation und über aufgetretene Probleme gehören als fester Bestandteil zur Kommunikationsstrategie eines erfolgreichen virtuellen Teams.

Bei der Auswahl der Teammitglieder sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass jedes Team-Mitglied neben der erforderlichen fachlichen Expertise auch über die für eine „virtuelle Zusammenarbeit“ erforderlichen „Soft Skills“ verfügt.

Die Bedeutung eines Präsenz-Treffens vor Arbeitsbeginn

Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen, dass die Ergebnisse virtueller Teams dann am ehesten mit denjenigen von Präsenzteams vergleichbar sind, wenn zu Beginn der Teamarbeit ein persönliches Treffen durchgeführt wird. Die sorgfältige Planung des Projektstarts ist also entscheidend für den Gesamterfolg der virtuellen Teamarbeit. Im Rahmen der ersten Sitzung (vorzugsweise Präsenz-Veranstaltung) thematisiert die Führungskraft auch die besonderen Herausforderungen, die mit der Arbeit in einem virtuellen Team verbunden sind.

Die Bedeutung von Video-Konferenzen für den Erfolg virtueller Kommunikation

Verschiedene Studien kommen übereinstimmend zu dem Ergebnis, dass virtuelle Teams effizienter arbeiteten und bessere Arbeitsergebnisse erzielen, wenn Video-Kommunikation und nicht nur ein telefonischer oder ein E-Mail-Austausch stattfindet.

Das Fraunhofer Institut, München prüfte in einer Testumgebung verschiedene Arbeitsmethoden virtueller Teams.

  • Im Rahmen von Videokonferenzen entstanden weniger Missverständnisse.
  • Zudem verlief die Teamarbeit deutlich harmonischer. Nahezu die Hälfte der Teilnehmer erlebte die Video-Diskussion als offener als den telefonischen oder E-Mail-Austausch. Nicht zuletzt war im Rahmen der Video-Konferenz ein stärkeres Teamgefühl zu beobachten.
  • Die (ineffizientere) E-Mail- und Telefon-Kommunikation beschränkte sich häufig auf den Austausch zwischen jeweils zwei Teammitgliedern.
  • Über 70 Prozent der Teilnehmer hatten den Eindruck, dass persönliche Beiträge im Rahmen einer Video-Konferenz stärker berücksichtigt wurden.
  • In der Folge identifizierten sich die Teilnehmer einer Videokonferenz stärker mit dem Arbeitsergebnis.

Die größte Effizienz und Erfolgswahrscheinlichkeit vermuten die Fraunhofer-Forscher allerdings bei klassischen Präsenzteams. Daher sollten Selbständige sowie Fach- und Führungskräfte auf diese Form der Zusammenarbeit nach Möglichkeit nicht ganz verzichten.

Virtuelle Kommunikation: Die Zukunft virtueller Teams

Studien gehen davon aus, dass der Anteil virtueller Teams innerhalb weniger Jahre auf zwei Drittel ansteigen wird. Absehbar ist, dass Globalisierung und technische Weiterentwicklung elektronischer Anwendungssysteme den Trend zur virtuellen Kommunikation weiter verstärken werden.

Umso wichtiger erscheint es, die bei einigen bisherigen virtuellen Teams identifizierten Störfaktoren auszuschalten. Führungskräfte benötigen in einem digitalisierten Umfeld ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und einen Coach-ähnlichen Führungsstil. Die notwendigen Aufwendungen für den Aufbau und Erhalt persönlicher Kontakte (z.B. die Kosten für eine Präsenz-Auftaktveranstaltung) sollten im Team-Budget selbstverständlich berücksichtigt werden. Die Kosten eines Nichterreichens der Ziele eines virtuellen Teams wären ungleich höher.

Am 28.02.2017 ist bereits der 1. Teil des Artikels erschienen. Diesen finden Sie hier – schauen Sie mal rein!