Anpassung an All-IP-Anschlüsse, Integration von Mobiltelefonen als Nebenstelle und eine bessere Anbindung an bestehende IT-Systeme im Unternehmen – das sind die wesentlichen Gründe, warum Unternehmen über eine Modernisierung oder Erweiterung ihrer Telefonanlage nachdenken. Anbieter cloud-basierter Lösungen nehmen gerade die Umstellung auf All-IP zum Anlass, sich als Alternative zur klassischen Telefonanlage anzubieten.

Flächendeckende Umstellung der Telefonanlagen

Flächendeckende Umstellung der TelefonanlagenAuch wenn das Telefonieren nach wie vor den wichtigsten Kommunikationskanal im Geschäftsalltag darstellt, liegt die Aufmerksamkeit der IT-Verantwortlichen in der Regel an anderer Stelle. Unternehmensapplikationen, Storage und Datensicherheit sind meist die drängenderen Probleme. Die Motivation, Änderungen am Thema Telefonie vorzunehmen, ist zudem gering ausgeprägt. Oft sind Unternehmen an Telefone und Telefonanlagen meist ohnehin durch langfristige Miet- oder Leasingverträge gebunden.

Doch die laufende Umstellung der Telefonnetze von Analog- und ISDN-Technik zu All-IP führt dazu, dass viele Unternehmen sich nun auch wieder verstärkt mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Mitarbeiter beschäftigen müssen. Dabei drängt die Zeit, da vor allem der Marktführer Telekom die Umstellung forciert und alle Anschlüsse bis 2018 abschalten und durch All-IP ersetzen will. Gleichzeitig sind die Anforderungen an Telefonie zwischenzeitlich auch stark gewachsen. So kann es etwa sinnvoll sein, die Mobiltelefone der Mitarbeiter als zusätzliche Nebenstellen in die Telefonanlage mit einzubinden. Dann erreichen Anrufe auf der Festnetzdurchwahl den zuständigen Mitarbeiter auch, wenn er gerade unterwegs oder im Home-Office arbeitet. Die Anbindung an Kommunikationssoftware wie Outlook oder firmenspezifische CRM-Lösungen  verbessert den Kundenkontakt. So kann bei eingehenden Anrufen etwa sofort die zugehörige Bestell- und Kommunikationshistorie auf dem Bildschirm erscheinen.

Notwendigkeit intelligenter, auf einer Cloud basierende Systeme

Sollen solche und darüber hinaus gehende Funktionen von einer klassischen Telefonanlage erfüllt werden, braucht das Unternehmen auf jeden Fall ein komplexeres  System. Die Anbieter sogenannter virtueller Telefonanlagen haben dies erkannt und die genannten Funktionen ­– neben mehreren Dutzend weiterer, ebenfalls nützlicher Features wie beispielweise Weiterleitung, Konferenzschaltung oder Mailbox – in ihre Cloud-basierten Systeme integriert.

Solche Lösungen gibt es von Lieferanten wie NFON, Placetel oder Teamfon sowie Telekommunikationsanbietern wie Vodafone oder Telefonica, die ganzheitliche Lösungen mit Mobilfunk und passender Anschlussleitung im Paket anbieten. Die Grundidee: Statt einer konventionellen Telefonanlage im Keller übernehmen Server im Rechenzentrum des Anbieters die Vermittlungsfunktionen. Sie leiten Gespräche weiter, parken sie für Rückfragen oder stellen virtuelle Meetingräume für Telefonkonferenzen bereit. Als Endgeräte dienen IP-taugliche Tischtelefone, die per Internet-Leitung oder kabellos per WLAN an die Cloud-Telefonanlage angeschlossen werden. Eine andere Möglichkeit ist bei vielen Anbietern auch das Handy als Endgerät. Die Sprachverbindungen der Handys werden dann aus dem Mobilfunknetz an das Cloud-System übertragen.

Mit was kann die Cloud punkten?

Da auch klassische Telefonanlagen heute in erster Linie Computer mit spezialisierter Software sind, fällt der technische Unterschied in der Praxis oft gar nicht auf. Gerade bei den großen Cloud-Anbietern, die auch eigene Netzübergänge in die Telefonnetze im In- und Ausland unterhalten, liegen Zuverlässigkeit und Sprachqualität heute auf sehr hohem Niveau.

Mit was kann die Cloud punkten?Dafür punkten Cloud-Telefonanlagen mit einer Entlastung der unternehmenseigenen IT-Abteilung: Betrieb und Wartung der Telefonanlage können sie an die dafür zuständigen Spezialisten im Rechenzentrum des Cloud-Anbieters auslagern. Diese stehen mit zugesicherten Verfügbarkeiten und Wartungsverträgen dafür gerade. Außerdem ergänzen die meisten Anbieter von Cloud-Telefonanlagen regelmäßig den angebotenen Funktionsumfang. Da die Telefonanlage ohnehin per Software realisiert wird, lassen sich neue Features einfach per Update nachrüsten.

Die Cloud-Systeme bieten ein hohes Maß an Flexibilität. Neue Mitarbeiter beziehungsweise zusätzliche Lizenzen („Seats“) lassen sich unkompliziert hinzubuchen. Und wenn die Mitarbeiterzahl einmal sinkt, lässt sich auch dies mit den einschlägigen Cloud-Anbietern schnell regeln. Die Kündigungszeit pro Seat beträgt nämlich meistens nur einen Monat. Wenn nötig, unterstützen professionelle Cloud-Systeme mehrere tausend Teilnehmer. So stoßen auch größere und schnell wachsende Firmen nicht so bald an ihre Grenzen.

Ohnehin freuen sich Finanzplaner und Controller über die typischen Abrechnungsmodelle für Cloud-Telefonanlagen: Üblich ist ein fester monatlicher Mietpreis pro Nebenstelle. Im Gegensatz zu langfristig bindenden Leasing- und Wartungsverträgen lassen sich diese Kosten gut kalkulieren und steuerlich sofort geltend machen.

Wenn also auch in Ihrem Unternehmen demnächst die Frage auftaucht „Was machen wir angesichts der IP-Umstellung eigentlich mit unserer Telefonanlage?“, haben virtuelle Telefonanlagen aus der Cloud auf jeden Fall verdient, dass Sie sich diese Angebote einmal genauer anschauen.