Die elektronische Kommunikation ist längst zum Alltag in Büros und im Privatleben geworden. Dennoch herrscht oft große Unsicherheit darüber, wie eine E-Mail zu verfassen ist. Das Problem beginnt für viele schon bei der Betreffzeile und endet noch lange nicht damit, wie sie die Anhänge benennen sollen.

E-Mails als Produktivitätsfalle

In vielen Unternehmen gelten E-Mails mittlerweile als regelrechte Produktivitätsfallen. Der Grund: Die Mitarbeiter können oft nicht adäquat mit diesem Kommunikationsmittel umgehen. Oft denken die Absender nämlich viel zu wenig darüber nach, ob der Empfänger auch wirklich etwas mit der Mail anfangen kann. Die Kommunikationstrainerin Martina Dressel sieht als ein Hauptproblem die Tatsache, dass sich die Absender oft viel zu wenig Gedanken darüber machen, wie die E-Mail beim Empfänger ankommt. Beispielsweise wäre ein persönliches Gespräch oft die bessere Alternative, wenn absehbar ist, dass zu einem bestimmten Thema Rückfragen kommen werden.

Wie salopp dürfen die Formulierungen sein?

Zwar ist es üblich, dass eine E-Mail etwas salopper formuliert ist als etwa ein Brief. Über die Stränge schlagen sollte der Absender allerdings auf keinen Fall, wenn er beim Empfänger keinen schlechten Eindruck hinterlassen will. Beispielsweise sollte nicht die ganze Nachricht in Großbuchstaben verfasst sein, sondern allenfalls einzelne Passagen, um deren Bedeutung hervorzuheben. Denn eine Nachricht in Großbuchstaben wird vom Gegenüber nur allzu gern als Anschreien aufgefasst. Umgekehrt sollte die Nachricht natürlich auch nicht durchgehend in Kleinbuchstaben verfasst sein. Das erschwert das Lesen und kann mitunter von mangelnden Rechtschreibkenntnissen zeugen.

Wie soll die Anrede verfasst sein?

Die ideale Anrede in einer E-Mail hängt maßgeblich vom Verhältnis des Senders zum Empfänger ab. Im Freundeskreis reicht beispielsweise ein einfaches „Hallo!“ als einleitende Begrüßung. Handelt es sich hingegen um einen Kollegen oder eine Kollegin, mit denen der Schriftverkehr nahezu eine alltägliche Routine ist, empfiehlt sich eher eine Floskel wie „Liebe/r XXX“. Bei offiziellen Anschreiben, etwa an Vorgesetzte, Behörden oder potenzielle neue Arbeitgeber kommt der Schreiber einer E-Mail kaum um das offizielle „Sehr geehrte/r Frau/Herr“ herum.

Wie sollen die Anhänge gehandhabt werden?

Ein Problem seitens des Empfängers besteht oft darin, dass sich in einer E-Mail ein oder mehrere Anhänge befinden, die er nicht zuordnen kann. Auch hier gilt: Der Absender sollte stets an den Empfänger denken. Das heißt: Werden beispielsweise nur Spaßfotos zwischen Privatleuten hin und hergeschickt, ist die Benennung völlig egal. Handelt es sich hingegen um einen berufsbezogenen Anhang, sollte dieser so benannt werden, dass ihn der Empfänger problemlos zuordnen und gegebenenfalls abspeichern kann, ohne ihn vorher öffnen zu müssen.

Wie viele Menschen soll die E-Mail erreichen?

Der Versender einer E-Mail ist gut beraten, wenn er sich für die verschiedenen Zwecke auch verschiedene Verteiler aufbaut. Denn wenn eine bestimmte Mail beispielsweise nur acht Menschen erreichen soll, macht es wenig Sinn, dieses über den Gesamt-Verteiler, der vielleicht mehrere hundert Menschen umfasst, zu senden. Oft liegt dies daran, dass ein Gesamtverteiler angelegt wurde und es beim Versand als zu mühsam erscheint, einen Großteil der Adressen wieder herauszunehmen. Deshalb sollte jeder, der mit E-Mails arbeitet, von vornherein mehrere Verteiler anlegen. Dieser Mehraufwand macht sich im Lauf der Zeit bezahlt. Hier ist nämlich gegebenenfalls nur ein Bruchteil der Leser in den jeweiligen Vorgang involviert.. Das reduziert die Gefahr, dass eine wichtige E-Mail vom Empfänger gelöscht wird, erheblich.

Nicht nur auf die Begrüßung kommt es an

Vielfach enden E-Mails statt mit einer Schlussformel mit einer Signatur, in der neben den Adress-Angaben des Versenders oft auch rechtliche Hinweise enthalten sind. Der Grund dafür liegt darin, dass insbesondere im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Pflichtangaben enthalten sein müssen, die sich eben am besten in der Signatur unterbringen lassen.

Erst seit 2007 haben geschäftliche E-Mails juristisch gesehen den Status eines Geschäftsbriefes. Deshalb müssen in der Signatur folgende Angaben enthalten sein:

  • der Name der Firma,
  • Rechtsform sowie Sitz der Firma,
  • das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer,
  • sämtliche Geschäftsführer sowie Vorstandsmitglieder,
  • der Aufsichtsratsvorsitzende, sofern es einen gibt.

Oft wird am Ende einer E-Mail auch ein sogenannter Disclaimer gesetzt. Dieser erläutert die Sensibilität der Daten und gibt Hinweise zum Datenschutz.

Eine Signatur wirkt übrigens auch bei privaten E-Mails als professionell. Der Grund: Sie hat einen professionelleren Touch und wird sogar von manchen Empfängern erwartet. Allerdings sollte der Versender vorsichtig sein, weil eine übertriebene Signatur den Empfänger schnell nerven kann und somit am beabsichtigten Ziel vorbei geht.